Le règlement introduit un régime comportant trois fourchettes de pénalisation :
-dans le cas de longs retards (deux heures ou davantage, en fonction de la distance du vol), les passagers se voient proposer dans tous les cas des repas et des rafraîchissements ainsi que deux appels téléphoniques, deux télex, fax ou emails, à titre gratuit;
-si l'heure de départ est prévue pour le jour suivant, les passagers se voient également offrir un hébergement à l'hôtel et le transport jusqu'au lieu d'hébergement et de celui-ci jusqu'à l'aéroport;
-si le retard est de cinq heures au moins, les passagers peuvent choisir entre le remboursement du prix intégral du billet avec, le cas échéant, un vol de retour au point de départ initial.
Mise à jour importante!
4 Septembre, 2014, la Cour de justice de l'Union européenne a statué sur une définition pour arriver à une destination. Les articles 2, 5 et 7 du règlement (CE) n° 261/2004 du Parlement européen et du Conseil, du 11 février 2004, établissant des règles communes en matière d’indemnisation et d’assistance des passagers en cas de refus d’embarquement et d’annulation ou de retard important d’un vol et abrogeant le règlement (CEE) n° 295/91, doivent être interprétés en ce sens que la notion d’«heure d’arrivée», utilisée pour déterminer l’ampleur du retard subi par les passagers d’un vol, désigne le moment où au moins l’une des portes de l’avion s’ouvre, étant entendu que, à cet instant, les passagers sont autorisés à quitter l’appareil.
En novembre 2009, la Cour Européenne de Justice a modifié l’interprétation du Règlement (EC) 261/2004 concernant les retards de vol en y incluant une compensation en espèces, comme pour l’annulation de vol, si le retard est de 3 heures ou plus à la destination, à moins que la compagnie aérienne puisse prouver que le retard a été causé par des circonstances 'extraordinaires'. Les retards de vol avant cette décision donnaient au passager le droit d’avoir une assistance gratuite comprenant les repas et les rafraîchissements, le logement en hôtel pour une nuit si nécessaire, le transport entre le logement et l’aéroport, ainsi que 2 appels téléphoniques, 2 telex, fax ou e-mails. Ces droits s’appliquent toujours aux voyageurs aériens lorsqu’ils subissent un retard.
Le présent règlement est applicable à toutes les compagnies aériennes dans le monde entier lorsque le départ a lieu au sein de l'UE et, dans le cas des vols en provenance de l'extérieur de l'UE vers une destination au sein de l'UE, uniquement aux compagnies aériennes possédant une licence dans un État membre de l'UE.
